Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.

Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.

В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.

А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.

Заполнение трудовых книжек: инструкция 2017 года

Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:

• все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
• инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
• нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
• поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2016 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.

Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр. Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками. Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.

Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.

Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2016 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.

Информация о работнике

Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:

• Ф. И. О.;
• точная дата рождения;
• информация об образовании (из аттестата либо диплома);
• специальность, записанная в именительном падеже.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:

• подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
• подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
• дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
• печать организации, если таковая имеется.

Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.

Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными. В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую. Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.

Информация о работодателе

Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.

Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.

А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.

Запись в трудовую книжку

В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:

• прием на новое место работы;
• военная служба;
• какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
• взыскания;
• награждения;
• увольнение;
• восстановление на занимаемой должности;
• отмена судебного решения, относительно восстановления;
• период, который не включается в общий трудовой стаж.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке

Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.

Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.

В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.

Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы. В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы. Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.

Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку

На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.

В такую графу вносятся следующие сведения:

• о получении почетной грамоты;
• о присвоении очередного звания;
• о получении государственной награды;
• о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.

Запись об увольнении в трудовой книжке

После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.

Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.

Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.

Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.

А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162" ;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 года N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 года N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства" ;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 года N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252)" .

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
11 ноября 2003 года,
регистрационный N 5219

Приложение N 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 ноября 2016 года приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 " или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт .

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

				От кого получено	Осно- вание
				или кому отпущено	(наиме- нование	Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
					документа, N и дата)		вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приложение N 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владе- льца трудовой

Серия и номер трудо- вой книжки или

Долж- ность, профессия, специаль- ность

Наимено- вание места работы (с указа- нием

Дата и N приказа (распоря- жения) или иного

Расписка ответствен- ного лица, при- нявшего или

Получено за запол- ненные трудо- вые книжки

Дата выдачи на руки трудо- вой книжки

Расписка работ- ника в полу- чении трудовой книжки

вклады- ша в нее

работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

струк- турного подразде- ления) куда принят работник

решения работода- теля, на основании которого произведен прием работника

заполнив- шего трудовую книжку

или вклады- ши в них (руб.)

при уволь- нении (прекраще- нии трудового договора)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка - бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (действующему до настоящего времени "TEXT о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность ( п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ — основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Правила заполнения трудовой книжкиутверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжекрегламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ — русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии справилами хранения трудовых книжек,это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018 — 2019)

Правила ведения трудовой книжки 2018 — 2019 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 — 2019 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018—2019года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

• на физических лиц-предпринимателей — от 100 рублей до 300 рублей;
• на должностных лиц — от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка — официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 — 2019 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

• фактического отображения трудовой деятельности;
• информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
• реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

• Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
• Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
• Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

• записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

• записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

• сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

• сведения о работнике;
• характер выполняемой работы;
• перевод на другое место постоянной деятельности;
• увольнение;
• основания завершения действия трудового договора;
• сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

• гос. язык РФ;
• гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

• о выполняемой деятельности;
• о переводе на другой вид деятельности/работу;
• о квалификации сотрудника;
• об увольнении;
• о награждении.

Сроки внесения

• документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
• все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

• все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

• при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
• запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
• нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

• работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
• когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
• после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

• весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
• указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
• при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

• невостребованные ТК – 75 лет;
• книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
• приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

• Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
• Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
• Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
• Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
• Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
• Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
• Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

• Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
• I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
• II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
• Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
• В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

• Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
• При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

• I графа — № записи – проставляется порядковый №;
• II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
• III графа – запись о переводе;
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

• I графа ставится порядковый № записи;
• II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
• III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
• печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

• заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
• прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

• уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
• на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

• общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
• конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

• ТК непригодна к использованию;
• утеря ТК;
• судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

• На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
• Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
• Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

• I графа — порядковый № записи;
• II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
• III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
• II графа – указывается дата новой корректной записи;
• III графа – вносится новая запись;
• IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

• III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
• I графа – порядковый № записи;
• II графа – дата приёма в штат сотрудников;
• III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
• IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

Если работодатель – физическое лицо

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

Дополнительные указания

• Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
• Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.