1. Язык и стиль служебных документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, нa котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - ос­новного компонента любого функционального стиля. Стиль офи­циально-делового общения людей в разных сферах жизни: эконо­мической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разно­видность языка, которая обслуживает сферу официальных дело­вых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство дело­вых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соот­ветствующую деятельность), но в языке и стиле документа инди­видуально-личный аспект не находит отражения. Функция дело­вого стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языкy деловых бумаг присуща стилистичес­кая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочно­сти и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка доку­ментов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объектив­ность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и пред­писывающим характером документа. Как правило, документы со­ставляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. "Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэто­му они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать со­вмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоко­лов и т.д.).

Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных па традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нeрeдко путают слова «представить» и «предоставить». Представить - 1)предъявить, сообщить («представить список "сотрудников», «представить доказательства»); 2)познакомить с кем-либо - «представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (coбой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»),6) изобразить, показать (представить в смешном виде»). Предоставить –

1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск, «предоставить слово»); З) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: « в апреле месяце» (апрель – именно месяц, инее что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польз а от использ ования», «след ует учитывать след ующие факты», «данное явл ение полностью проявл яется в условиях»…

Для текстовых официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи­вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведе­ния». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существи­тельными, характеризующими отрицательные явления, но не на­зывающими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, полом­ки, хищения)», в которых существительные указывают на резуль­тат ошибок, просчетов и т.д.

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца); 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

главная суть («суть» - это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to - тот же, logos - слово) - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» . Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается

должностной оклад -устанавливается выговор - объявляется порицание - выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. рага - возле, при; опуша - имя) - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами: оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий - первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) - кроме прилагательных на -ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже - в неофициальных вариантах названий - отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур - от ит. abbreviating), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

• 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
• 2) названия месяцев (янв.);
• 3) телеграфные сокращения (тчк);
• 4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
• 5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
• 6) текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
• 7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• 8) обращение г-н (господин)

и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка .

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
• вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
• благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

• 1. Вчера подготовлен отчет.
• 2. Вчера отчет подготовлен.
• 3. Отчет вчера подготовлен.
• 4. Отчет подготовлен вчера.
• 5. Подготовлен отчет вчера.
• 6. Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-ми 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м - на факте его подготовки, в 4-м и 5-м - на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например: Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) - это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие - критика - коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования - восприятие текста - имеет

чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т.п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

• сохранение содержания документа неизменным;
• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

• не содержать фактических ошибок и опечаток;
• быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
• иметь оптимальный объем;
• строиться по законам логики;
• соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Контрольные вопросы и задания

• 1. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
• 2. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
• 3. Почему необходимо знание терминов, употребляемых при составлении служебного документа?
• 4. Каков порядок употребления сокращений в служебных документах?
• 5. Какое значение имеет порядок слов в предложении?
• 6. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
• 7. Укажите этапы редактирования.
• 8. Назовите виды редакторской правки.
• 9. Каковы принципы редакторской правки?

• Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина.М., 1983.
• Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-1.jpg" alt="> ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ">

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-2.jpg" alt=">событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? "> событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? ЗАФИКСИРОВАТЬ? открытие Прогноз погоды ВОСПРИНЯТЬ? ЛЮБАЯ средством ИНФОРМАЦИЯ взаимодействия Дата прибытия является встреча теплохода ЯЗЫК!

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-3.jpg" alt="> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации"> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. В соответствиями с функциями языка можно выделить следующие виды стилей: q Публицистический; q Научный; q Художественно-литературный; q Разговорно-обиходный; q Официально-деловой.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-4.jpg" alt="> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, "> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, очерк, репортаж, фельетон, интервью, памфлет, ораторская речь. Служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, телевидение, афиши, буклеты). От слова ПУБЛИЧНЫЙ В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-5.jpg" alt=">Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он"> Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он предназначен для передачи научной информации в подготовленной и заинтересованной аудитории.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-6.jpg" alt=">Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. "> Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. В этом стиле воздействует на воображение и чувства читателя, передаёт мысли и чувства автора, использует всё богатство лексики, возможности разных стилей, характеризуется образностью, эмоциональностью речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-7.jpg" alt=">Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации."> Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации. Разговорный стиль (разговорная речь) используется в широкой сфере личных, т. е. неофициальных, внеслужебных отношений. Этот стиль чаще называют разговорно-обиходным.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-9.jpg" alt="> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая"> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-10.jpg" alt="> "> "С сегодняшнего дня я в отпуске" заявление Прошу считать меня находящейся в отпуске с 15. 06. 2013 г. Смысл один, а стиль изложения?

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-11.jpg" alt=">Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси,"> Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-12.jpg" alt=">Важнейший памятник древнерусского права - "> Важнейший памятник древнерусского права - " Русская правда ", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-13.jpg" alt=">В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов"> В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-14.jpg" alt="> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу"> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-15.jpg" alt=">Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности"> Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности официально-делового стиля: q Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. q Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-16.jpg" alt=">Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных"> Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи. Официально-деловой стиль характеризуется: q высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения); q официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки); q безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-17.jpg" alt=">Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения "> Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана. Основными особенностями ОДС являются: Ø Доказательность (достоверные факты) Ø Объективность Ø Информативность Ø Логичность Ø Стандартное размещение материала Ø Отсутствие эмоций

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-18.jpg" alt=">Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он"> Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: q официально-документальный; q обиходно-деловой.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-19.jpg" alt="> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости"> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-20.jpg" alt="> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности"> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-21.jpg" alt="> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность,"> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д. , следует писать коротко и ясно.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-22.jpg" alt=">Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль"> Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-23.jpg" alt=">Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в"> Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в предложении: 1. Прямой порядок слов, НО когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-24.jpg" alt=">2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова "> 2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения Студенты колледжа помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка. Во время каникул студенты колледжа помогали взрослым в работе по благоустройству парка.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-25.jpg" alt=">На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй"> На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй квартал 2016 года (указание срока изготовления опытного образца) На второй квартал 2016 года незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика (обоснование причины переноса срока сдачи заказа)

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-26.jpg" alt=">3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после"> 3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после него. соглас. опред. определяющее слово служебная командировка, основное внимание, несоглас опред. вопрос важного значения

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-27.jpg" alt=">4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после"> 4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после него Исключительно интересный проект, крайне нежелательный эффект 5. Расположение числительных - существительное следует за числительным десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц - 75.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-28.jpg" alt=">Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать"> Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; Ø Вакансия – замещать, иметь; Ø Совещание – готовить, вести, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать. Ø приказ – издавать, Ø контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, Ø должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, Ø порицание – выносится и т. д.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-29.jpg" alt=">Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь "> Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь помочь осуществить ремонт отремонтировать провести расследование расследовать обеспечить контроль проконтролировать допустить ошибку ошибиться оказать содействие содействовать

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-30.jpg" alt="> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности."> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности. . . Ø В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем). . . Ø В соответствии с письмом заказчика. . . Ø В порядке оказания помощи прошу Вас. . . Ø В ответ на Ваш запрос сообщаем. . . Ø Ссылаясь на Ваш запрос от. . . Ø Согласно постановлению правительства. . . Ø На основании нашего телефонного разговора. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-31.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки"> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки получения груза. . . Ø По причине задержки оплаты. . . Ø В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями. . . Ø В связи с нарушением срока поставки. . . Ø Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на. . . Ø Учитывая увеличение спроса на продукцию. . . Ø Ввиду особых обстоятельств. . . Ø В связи с завершением работ по. . . Ø В связи с проведением совместных работ. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-32.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена"> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. . . Ø В целях увеличения товарооборота. . . Ø В целях упорядочения работы структурных подразделений института Ø В целях расширения спектра образовательной деятельности университета. . . Ø Во исполнение постановления Ученого совета университета. . . Ø Во избежание конфликтных ситуаций Ø Для согласования спорных вопросов

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-33.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. ."> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. . . Ø Прошу изыскать для нужд организации. . . Ø Обращаемся к Вам с просьбой. . . Ø Прошу Вас направить в мой адрес. . . Ø Убедительно прошу решить вопрос о. . . Ø Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. . . Ø Приказываю создать комиссию в составе. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-34.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок "> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает. . . Ø Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны. . . Ø Организация уведомляет Вас о том, что. . . Ø Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что. . . Ø Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-35.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø"> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы. . . Ø В ответ на Ваш запрос на. . . мы предлагаем Вам. . . Ø Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок. . . региона. . . Ø Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес. . Ø Просим Вас принять заказ на 20 -футовый контейнер из. . . на условиях. . . Ø Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам. . . Ø К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку. . . Ø Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-36.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника"> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности. . . Ø Обязать руководителей всех подразделений… Ø Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на. . . Ø Назначить расследование по факту. . . Ø Изыскать дополнительные возможности для. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-37.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что."> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что. . . Ø Извещаем Вас о том, что. . . Ø Ставим Вас в известность о том, что. . . Ø Считаем необходимым поставить Вас в известность о. . . Ø Докладываю о. . . Ø Довожу до Вашего сведения, что. . . Ø Организация извещает о. . . Ø Нам приятно сообщить (Вам), что. . . Ø Сообщаем к Вашему сведению, что. . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-38.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что."> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что. . . Ø Безопасность гарантируется. . . Ø Конфиденциальность информации обеспечена. . . Ø Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки. . . Ø Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии). . .

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-39.jpg" alt=">Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы"> Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы Ø Разговорные и устаревшие слова, архаизмы.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-40.jpg" alt="> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении"> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова Ø адресовать в адрес Ø следует отметить следующее Ø май месяц Ø пять человек детей Ø польза от использования навесных агрегатов Ø следует учитывать следующие факторы Ø данное явление полностью проявляется в условиях

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-41.jpg" alt="> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир"> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир (сувенир - подарок на память) Ø передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди) Ø совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем) Ø «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); Ø «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать - вести ускоренными темпами); Ø «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение).

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-42.jpg" alt="> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный"> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный – гарантированный; Ø поместить – разместить Ø оплатить – заплатить

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-43.jpg" alt=">Разговорные и устаревшие слова, архаизмы Канцелярист, учрежденец ">

Транскрипт

1 МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Учреждение образования «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра белорусского и русского языков ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Пособие по дисциплине «Делопроизводство» МИНСК 2007

2 УДК (07) ББК я 7 Я 41 Рекомендовано научно-методическим советом факультета предпринимательства и управления БГАТУ Протокол 6 от г. Составители: канд. филол. наук, доц. Е.П. Занкович; ст. преподаватель Т.М. Капустич Рецензенты: канд. филол. наук, доц. Н.Г. Слыхалова (БГАТУ); канд. филол. наук О.Е. Ефимчик (Юридический колледж БГУ) Пособие охватывает требования к языковому оформлению документов, в основном организационно-распорядительных. Основное внимание составителей акцентировано на следующих аспектах: особенности официально-делового стиля, типы текстов, используемых в документах, типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, склонение имен и фамилий, информационность и убедительность документа и др. Предназначено для студентов дневной и заочной формы обучения всех факультетов в качестве дополнительного материала для аудиторной и самостоятельной работы. УДК (07) ББК я 7 2 БГАТУ, 2007

3 ВВЕДЕНИЕ Цель дисциплины «Делопроизводство» дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами. В результате изучения дисциплины студенты должны: знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив; уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; строить тексты машинописного и принтерного оформления; иметь представление о принципах работы секретаря-референта по бездокументному обслуживанию. Важное место в процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» занимают вопросы, связанные со стилем деловых документов. Формулировки текста документа должны быть краткими, четкими, правильными в юридическом отношении. Язык служебных документов имеет особенности. Прежде всего, это касается лексических средств. Неправильно выбранное слово может исказить смысл документа, привести к двоякому толкованию, что негативно может отразиться не только на практической, но и на правовой оценке ситуации, фактов и т. д. Языковые средства, которые используются в текстах документов, многообразны, они фиксируют и передают различную информацию (экономическую, управленческую и т. д.). Тем самым вырабатываются типовые языковые ситуации, которые способствуют стандартизации текстов документов. Стандартизация во многом повышает информативность документов, сокращает текст, способствует эффективности документооборота в целом. Правильно, грамотно составить текст документа может каждый. Однако этому нужно учиться, оттачивать свои навыки на практике, и тогда документ будет лаконичным, точным, правильным в юридическом отношении. Данное учебно-методическое пособие наиболее полно раскрывает такие актуальные проблемы делопроизводства, как типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, указывает наиболее распространенные лексические, морфологические, синтаксические и стилистические ошибки. 3

4 РАЗДЕЛ 1 Особенности официально-делового стиля Термин «официально-деловой стиль» обозначает особенности языка служебных и дипломатических документов. Официально-деловой стиль языка обслуживает канцелярскую, юридическую, административную сферы деятельности, реализуется преимущественно в монологической письменной речи: резолюции, указы, инструкции, кодексы, объявления, характеристики, уставы, распоряжения, протоколы, конвенции, акты и др. В отличие от других стилей здесь активно используются стандартные формы выражения, минимально представлены экспрессивные и индивидуально-авторские средства. Информация передается, в основном, от уполномоченного коллективом (учреждением, организацией, предприятием, министерством, государством и др.) лица или группы лиц. Документы требуют объективности, логичности, категоричности, однозначности вербальных формулировок, потому часто оформляются на соответствующих бланках или по установленной форме. Язык служебных документов имеет некоторые особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень частотности отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Рассмотрим эти особенности. 1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разу- 4

5 меется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. 2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц. Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения. Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п. В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д. Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется 5

6 готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы слова типа завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка. Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля: а) преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) определенно-личные: В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание... Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа...выполнили договорные условия, что позволяет... Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора,..; В связи с отказом...;...по причине недогрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны; б) использование предложений с большим числом слов, что обусловлено: распространенностью предложений; очень часты, например, конст- 6

7 рукции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия; обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа...постановляет: 1. Определить... а)... б)... в)...; 2. Организовать... а)... б)... в)...; 3. Назначить..., причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем, обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...; в) активное использование страдательных конструкций типа представляется возможность..., комиссией было обнаружено... и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица; г) использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т. п. Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все 7

8 уровни языка и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль. Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны, причем они, отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административноуправленческой информации. Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом. Вопросы 1. Назовите все функциональные стили литературного языка и дайте им краткую сравнительную характеристику. 2. Укажите сферы употребления официально-делового стиля. 3. Перечислите основные требования к языку официально-делового стиля. 4. Охарактеризуйте грамматические особенности стиля документов. 5. Объясните значение понятия «стандартизация деловой речи». 8

9 Задания Задание 1. Определите стиль данного текста и охарактеризуйте его речевые особенности. ВЫСТУПИЛИ: Соколов П.И. О ликвидации недостатков и отклонений, выявленных в ходе проверки филиала «Прометей». ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Руководителям подразделений разработать мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при проведении проверочного (внутреннего) аудита Шинкареву А.И. и Бондарю И.Н. провести актуализацию структуры филиала для сертификации основного производства, ввести схему в руководство по качеству. Задание 2. Укажите в тексте устойчивые языковые формулы (штампы). При приеме-передаче дел установлено: 1. Все расчеты производились верно, документы сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. 2. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с архивным отделом предприятия в установленные сроки. 3. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить дополнительную организационную технику для упрощения работы с документами и произведения расчетов. Приложение: докладная записка о состоянии номенклатуры дел на 3 л. в 1 экз. 9

10 Задание 3. Укажите грамматические особенности официальноделового стиля на примере данного текста. Присутствует ли здесь частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов? ООО «Стройпром» ПОЛОЖЕНИЕ г. Минск УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор И.Н.Петров О службе документационного обеспечения управления Общие положения 1.1 Секретариат является самостоятельной функциональной службой, ответственной за установление единого порядка работы с документами в фирме. 1.2 В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства организации, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящим Положением. 1.3 Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации. 1.4 Секретариат возглавляет секретарь-референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации. 1.5 Секретарь-референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года. Ответственность Работники секретариата несут ответственность за: 4.1 Необеспечение установленного порядка работы с документами в фирме. 4.2 Невыполнение плана работ, указаний и поручений руководства организации. 10

11 Задание 4. Выявите в тексте особенности деловой речи. Каким предложениям отдается предпочтение в служебных (деловых) письмах? Укажите языковые штампы. Уважаемые господа, С сожалением сообщаем Вам, что до настоящего времени мы не получили от Вас банковскую гарантию. В связи с этим мы хотели бы напомнить о Вашем письме от, в котором Вы просили нас изменить аккредитивную форму расчетов по причине возникших трудностей и дополнительных расходов, связанных с открытием аккредитива. Понимая Ваши трудности, наша фирма пошла Вам навстречу. Было подписано дополнение к контракту от во изменение первоначальной формы расчетов. В связи с задержкой в предоставлении Вами банковских гарантий, мы были вынуждены приостановить поставку запасных частей на предприятие. Мы просим Вас незамедлительно сообщить нам, когда будет предоставлена банковская гарантия и подтвердить согласие оплатить расходы по хранению запасных частей на арендованном складе. Ждем вашего ответа. 11

12 РАЗДЕЛ 2 Текст служебного документа. Способы изложения материала в документе Современный служебный документ это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены такие типы текстов (или их участков в текстах смешанных форм): 1. Традиционная, линейная запись связной речи, которая представляет собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. По проекту для выработки печатных бумаг комбинат должен обеспечиваться глиноземом очищенным с 12 %-ным содержанием МгОз. Ввиду того, что в выделении фондов на очищенный глинозем отказано, комбинат вынужден проводить технически сложные работы по комплексной переработке первичного сырья, что влечет значительный перерасход средств....в настоящее время производство печатных бумаг не обеспечено ни очищенным глиноземом (как требуется по проекту), ни глиноземом собственного производства. 2. Трафарет традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Справка Выдана в том, что Справка дана для представления 12

13 3. Анкета. У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Прежде всего, неодинаковая синтаксическая организация речи. Анкета это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. Они могут иметь одинаковую форму («Фамилия Петров, Имя Владимир, Отчество Николаевич, Год рождения 1968»), но это не обязательно («Служба в рядах Российской Армии не служил»). Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали. Фамилия Имя Отчество Год и место рождения и т. д. 4. Таблица это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Дата Время, мин Количество деталей, шт В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации. Формализованные типы текстов трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. 13

14 Унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный. Служебные документы имеют свою специфику в изложении материала. Принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение. В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей и т. д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов и т. д. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу. Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе отчете, акте, приказе, постановлении и т. д. В СПК «Дружба» проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного 14

15 парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по часов в сутки. Была организована доставка горячего питания непосредственно на месте работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 четыре В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством мер. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т. д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т. п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? быстрота реакции? темперамент? и т. д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете. В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунто- 15

16 вых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок, автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии... Данное рассуждение построено на установлении причинноследственных связей между явлениями. Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют друг друга. Поэтому составителю документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства. Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:...как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о 16

17 необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций. Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам... Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несет личную ответственность за выполнение распоряжений руководства. При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав. В служебных документах часто используется рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т. д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста его объема, тематики и назначения. Простейшей рубрикой является абзац отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. 17

18 Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются только однотипные знаки обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обозначаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т. д. При использовании знаков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей: I... II... III... IV)...2)...3)...4) а)...б)...в)...г)... Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком) и т. д., которые также нумеруются. При разделении текста на рубрики важно учитывать следующее: 18

19 1. Рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделит дополнительно 20 т топочного мазута Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1. Мазут топочный 20 т 2. Однотипные средства нумерации (слова, цифры, буквы) могут применяться по отношению лишь к однотипным (по назначению, по месту в структуре текста) частям. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделить 20 т топочного мазута, в том числе 10 т в апреле. Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута, в том числе в апреле 10 т. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1) Мазут топочный 20 т; 2) В том числе в апреле 10 т. В настоящее время в научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедряется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила: 1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка); 2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей из трех и т. д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т. д. (или их сокращенных написаний). Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов 19

20 делится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела, вторая номер главы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы номера 2.2.1, 2.2.2, и т. д. Этот принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста. Вопросы 1. Охарактеризуйте типы текстов служебных документов. 2. Чем характеризуется такой вид изложения материала в служебном документе, как повествование? 3. Чем отличается описание от повествования в служебном документе? 4. Охарактеризуйте такой вид изложения в служебном документе, как рассуждение? 5. Что такое рубрикация? Задания Задание 1. Проанализируйте текст. Отметьте случаи неправильного расположения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документ. Акт Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово. После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) 16; брюк ватных 25; телогреек 4; сапог резиновых 18 пар. 20

21 Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписке, несет бригадир Овчаренко Н.В. Им было получено на бригаду: курток 20; телогреек 5; брюк 25; сапог 25. Овчаренко Н.В. ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в якобы негодном состоянии. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 2006 г. Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов Подпись Сергеева Л.И. Бригадир Подпись Овчаренко Н. Задание 2. Проанализируйте служебное письмо с точки зрения целостности его содержания и композиции. Какие вопросы требуют самостоятельного рассмотрения? Какие части письма могут быть сокращены без ущерба для убедительности, доказательности документа в целом? Отредактируйте документ. Главе местной администрации Павлову А.П. В настоящее время завод реально располагает возможностями для строительства двух крупнопанельных 9-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Вопрос о строительстве двух жилкооперативов положительно решен со стороны Министерства и городских организаций. Выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации. В профкоме уже имеется более 200 заявлений рабочих и служащих завода с просьбой об их включении в состав жилкооператива. Среди подавших заявления имеется значительное число многосемейных и нуждающихся в улучшении жилищнобытовых условий. Подавляющее большинство из них являются работниками завода. Коллектив завода взял обязательство участвовать в строительстве зданий. Однако начало строительства задерживается по вине городских организаций, 21

22 так как выделенные для застройки земельные участки не отвечают необходимым требованиям. Они расположены на расстоянии 4-х км от завода и не имеют подъездных путей. Сооружение дорог с твердым покрытием в район застройки городом не запланировано. Мы не раз обращались об изменении района застройки, однако решение об этом до сих пор не принято. Просим также обратить внимание на то, что решение администрации о ликвидации временной железнодорожной ветки, проходящей через территорию заводского поселка, до сих пор не выполнено. Хотя решение предусматривает срок сноса до г., его осуществлению препятствуют некоторые работники отделения дороги. Поэтому просим обязать «Центртрансстрой» снять железнодорожные пути или перенести их за территорию поселка. Коллектив завода надеется, что данные вопросы будут положительно решены Вами в самое ближайшее время. Председатель профкома [Подпись] Задание 3. Составьте различные типы текстов служебных документов. Задание 4. Укажите терминологический смысл слов, называющих различные виды служебных документов. К какой сфере административно-хозяйственной работы они относятся? Абонемент, аккредитив, анкета, аттестат, бюллетень, ведомость, грамота, декларация, декрет, диаграмма, директива, доверенность, заключение, заявка, извещение, инструкция, квитанция, кодекс, коммюнике, контракт, лицензия, меморандум, накладная, наряд, нота, облигация, ордер, отчет, патент, петиция, поручение, предписание, представление, прейскурант, протокол, расписка, реестр, резолюция, сертификат, смета, статут, тариф, указ, ультиматум, формуляр, ходатайство, циркуляр. 22

23 РАЗДЕЛ 3 Язык служебных документов К языку служебных документов предъявляются особые требования: нейтральность; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Не зная элементарных правил, при составлении документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых форм. 3.1 Лексические ошибки Большинство ошибок, которые встречаются в деловой документации, можно систематизировать. Основная масса ошибок в документах относится к лексическим. 1. Неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить. Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. 2. Неоправданное употребление устаревших слов и словосочетаний, а также неологизмов. Возникновение новых слов и утрата языком устаре- 23

24 лых явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение. Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы: на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых, настоящая дана, довожу до Вашего сведения, сего дня и под. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов. Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений. Заимствование иноязычных слов происходит на протяжении всей истории развития языка. 3. Употребление плеоназмов. Одной из причин плеоназмов (в переводе с греческого излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»); потерпеть полное фиаско («фиаско» и есть «полное поражение»). Когда мы говорим «в апреле» нужно ли добавлять «месяце», когда говорим «150 рублей» нужно ли добавлять «денег» (или «денежных средств»)? Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: прейскурант цен (прейскурант и есть «перечень цен»); однако допустимы выражения типа прейскурант розничных цен, прейскурант местных цен, в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. 24

25 4. Лексическим изъяном является и тавтология смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. 5. Использование слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся конкретным смыслам: гарантийный гарантированный; поместить разместить; проводить производить; оплатить заплатить и т. д. Часто составители документов путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это ошибка. Иногда составители документов путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол предоставить имеет значение: отдать в чьелибо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово). 6. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол по- 25

26 строить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню, следует: построить сарай, баню 7. Ошибки в использование фразеологизмов и устойчивых словосочетаний. Использование фразеологии в книжно-письменных стилях научном, официально-деловом имеет свои особенности. Для этих языковых стилей нехарактерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Напротив, стилистически нейтральные выражения в книжно-письменных стилях представлены очень широко. Часто, например, встречаются фразеологизмы, связанные с выражением оценки, но лишенные экспрессивности: оставляет желать лучшего, быть (находиться) на уровне чего-либо, узкое место о трудностях, недостатках в работе, на производстве; называть вещи своими именами высказывать истину. Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул: В связи с указанием (распоряжением, требованием) министерства (главка, руководства) о...; В соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением)..; В порядке оказания технической, производственной, материальной) помощи...; В связи с тяжелым положением, сложившимся... Они постоянно воспроизводятся в служебных документах. Приобретая устойчивый характер, они по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые словосочетания типа принять во внимание, довести до сведения. 26

27 Вопросы 1. Какие требования предъявляются к языку служебных документов? 2. Какие ошибки относятся к лексическим? 3. С чем связано использование иностранных слов в служебных документах? 4. Использование устаревших слов в текстах документов. 5. Употребление плеоназмов, паронимов, синонимов в служебных документах. 6. Использование устойчивых оборотов в официально-деловом стиле. Задания Задание 1. Укажите случаи нарушения традиционной контекстнолексической сочетаемости и искажения общепринятых значений слов. 1. Автор книги, автор конструкции, автор станка, автор проекта, автор инициативы, автор костюма, автор недоразумения. 2. Габариты изданий, габариты станка, габариты строительства, габариты спортсмена, габариты дороги, габариты роста. 3. География нефтедобычи, география туризма, география поиска, география достижений, география шелка, география гастролей, география рекордов. 4. Тяжелая индустрия, перерабатывающая индустрия, строительная индустрия, индустрия туризма, индустрия быта, индустрия сувениров, индустрия детской игрушки. 5. Повысить успеваемость, повысить знания, повысить успехи, повысить требования, повысить изучение спроса, повысить выпуск изделий. Задание 2. Исправьте предложения. 1. Современные линии набирают ритм. 2. Напарниками токарнофрезеровальных агрегатов стали тонкошлифовщики. 3. На первый план выступает развитие отделений коневодства, их обеспечение круглогодичными кормами. 4. Хороший лектор всегда увязывает свой разговор с практически- 27

28 ми задачами. 5. Подписан протокол о восстановлении консульских связей, прерванных разрывом дипломатических отношений между государствами. 6. Представленные хозяйствами мероприятия нуждаются в дополнительных обоснованиях и рабочей силе. 7. В школе оборудуются магнитофоны, с помощью которых ученики сумеют слушать иноязычную речь в образцовом произношении. Задание 3. Укажите ошибки, связанные с незнанием сочетаемости и значений слов. Исправьте предложения. 1. Долг агрегата трудиться на поле в течение полного светового дня, а если понадобится, полных суток, всего, изо дня в день, рабочего времени. 2. Золотая медаль была компенсацией за ее трудолюбие, отчаяние, гордость. 3. В ближайшее время на дорогах области предвидятся следующие климатические условия Премией отмечена плеяда новейших зубонарезных станков, представленных станкостроительным объединением. 5. Апробированные станки передаются на испытания в целях их массового изготовления. Задание 4. Раскройте скобки; выберите нужную форму. 1. Отечественные ученые (атомники атомщики) сторонники использования ядерной энергии только в мирных целях. 2. Один из главных пунктов увеличения производительности труда работников шахты (бережное бережливое) отношение к технике. 3. Приборы помогают установить, какие детали являются (бракованными браковочными). 4. На этом предприятии существуют (выборные выборочные) должности. 5. Решением жюри (дипломниками дипломантами) конкурса самодеятельных оркестров признаны Личными интересами никогда не (загородиться отгородиться) от общественных. 7. Регистрация (командированных командировочных) производится 28

29 в вестибюле. 6. В районах жилой (застройки постройки) комплексное благоустройство стало главным. 7. Чтобы добиться успеха, нужно (принять предпринять), (эффективные эффектные) меры. Задание 5. Укажите ошибки, связанные с употреблением паронимов. Исправьте предложения. 1. Нужны весомые аргументы, чтобы изменить традиционную технологию литья. 2. Контроль качества осуществляется методом выборной проверки изделий. 3. Желательное и достигнутое это разные грани развития личности. 4. На ряде предприятий сдерживаются сроки выполнения заказов. 5. В конечном счете никому и никогда не удается загородиться от жизненных проблем. 6. Процент браковочных деталей в бригаде минимален. Задание 6. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления заимствованных слов. Замените иноязычные слова, имеющие окраску книжности, общеупотребительными словами. Исправьте предложения. 1. Нечеткое поступление комплектующих узлов лимитирует работу в ремонтных мастерских. 2. Принятое решение следует квалифицировать по крайней мере как несвоевременное. 3. Дефекты в подготовке лекторов вскроются немедленно, как только они встретятся со слушателями. 4. В докладе были констатированы факты прямых нарушений регламента работы смесовых машин. Задание 7. Укажите случаи лексической несочетаемости. Исправьте предложения. 1. Заседания семинаров и кружков стали перерастать в периодически 29

30 созываемые совещания. 2. Недра Западной Сибири богаты залежами строительных материалов. 3. Просим разъяснить изменение оклада лицам, имеющим пятилетний педагогический рабочий стаж. 4. Что касается бассейна «Чайка», имеющего нужные для занятий с больными детьми условия, то лечебные группы и занятия в них до сих пор не восстановлены. 5. Каждое выступление, каждое упражнение гимнаст обязан разнообразить эмоциональной окраской. 6. В заключение состоялся рекорд в беге. 7. Известно, что некоторая часть зрителей страдает нетребовательными вкусами. Задание 8. Найдите фразеологические обороты. Отметьте случаи неправильного употребления фразеологизмов, определите характер допущенных ошибок. Исправьте предложения. 1. Решающее значение в распределении мест и в общем успехе пятиборцев играла стрельба. 2. Многим молодым управляющим коммерческими банками удалось выбить почву под ногами западных коллег. 3. Решение в крайней мере заставит некоторых задуматься. 4. Развитие области ставит в повестку вопрос об использовании в первую очередь местных гидроресурсов. 5. Как видно, бригадир давно махнул на те досадные неполадки, о которых говорилось. 6. Каждый нарушитель должен твердо усвоить, что ему не сойдет даже малейшее отступление от закона. 7. Нельзя упускать из вида и поля зрения вопрос о местных ресурсах. 8. Умение смотреть прямо в глаза фактов приходит с опытом. 3.2 Морфологические ошибки Морфологические ошибки, которые встречаются в текстах документов, можно систематизировать. Трудности, связанные с образованием и употреблением имен существительных, являющихся названиями лиц. Существительные, называющие 30

31 лиц по признаку профессии, должности, звания и т. п., как правило, образуют параллельные формы мужского и женского рода: учитель учительница, тракторист трактористка, пенсионер пенсионерка. При употреблении существительных женского рода, парных по отношению к словам мужского рода, необходимо учитывать следующее: а) как правило, основными обозначениями должностей и званий служат существительные мужского рода: бухгалтер, водитель, директор, комбайнер, секретарь и т. д. В официальных текстах предпочтение отдается им независимо от пола лица, обозначаемого существительным: Зачислить Г.Я. Иванову на должность лаборанта. Освободить Т.И. Иванову от исполнения обязанностей заведующего мастерской; б) многие существительные женского рода, образованные при помощи суффиксов ш(а), -их(а), -к(а), -ин(я), -иц(а), -ичк(а) (секретарша, дворничиха, птицеводка, геологиня, врачиха, географичка и др.), совпадая в значении с соответствующими формами мужского рода, имеют разговорную, а нередко и просторечно-жаргонную стилистическую окраску; в) если слова, зависящие от наименования должности, согласуются с этим наименованием в форме мужского рода и в тех случаях, когда речь идет о женщинах, текст приобретает строго официальный характер: главный технолог указал, преподаватель высоко оценил. Однако если фамилия женщины указывается в сочетании с названием должности или званием, то, естественно, подчиненные слова (обычно глаголы) согласуются с фамилией и употребляются в форме женского рода: Главный технолог завода Т.Г. Сергеева отметила; Заместитель декана Г.В. Павлова указала; г) употребление наименований лиц в форме женского рода оправдано в текстах, для которых указание на пол лица желательно, но не может быть выражено иными средствами: Успех российских баръеристок вполне закономерен; Объявлено выступление известной деятельницы правозащитного движения К. Кейтс; д) отступление от правил согласования определений. Если определение отно- 31

32 сится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова, старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева; е) ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные; Правильно Выводы комиссии обоснованы и справедливы. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконно. Неправильно Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконное. ж) при употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д; Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные 32

Додаток 2 до наказу Міністерства освіти і науки України від 08.12.2010 р. 1218 ПРОГРАМА зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Русский язык ФОНЕТИКА. ОРФОЭПИЯ. ГРАФИКА. ОРФОГРАФИЯ Звуки речи.

Лекция 1. Понятие о языковых стилях как функциональных разновидностях общенародного языка. Точность словоупотребления. Цель: ознакомить студентов с вопросами стилистической дифференциации языковых средств,

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИД РОССИИ» ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ИСПЫТАНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИИ» ОДИНЦОВСКИЙ

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ И ГРУППОВЫХ ЗАНЯТИЙ ПО ПРЕДМЕТУ«РУССКИЙ ЯЗЫК» ДЛЯ 7 КЛАССА ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Рабочая программа ИГЗ по предмету «Русский язык» для 7 класса составлена в соответствии

Пояснительная записка Данная рабочая программа разработана в соответствии с законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.12г. 273-ФЗ; федеральным базисным учебным планом и примерными учебными

Наименование разделов и тем Содержание учебного материала, практические работы, самостоятельная работа обучающихся Объем часов Уровень освоения 1 2 3 4 Раздел 1. 10 ЯЗЫК И РЕЧЬ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СТИЛИ ЯЗЫКА

Аннотация рабочей программы учебной дисциплины «Стилистика» 1. Цели освоения учебной дисциплины Введение данного курса обусловлено тем, что знание стилистического подхода к использованию речевых средств

Составитель программы: языка и литературы кандидат филологических наук, доцент кафедры русского Кузьмичева Н.В 2014 г. Рецензент: кандидат филологических наук, старший преподаватель кафедры русского языка

О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина Документационное обеспечение управления в организации Рекомендовано УМО по образованию в области статистики и антикризисного управления в качестве учебного пособия для студентов

Слово основная единица языка. Отличие слова от других языковых единиц. Лексическое значение слова. Основные способы передачи лексических значений слов. Толкование лексического значения слова с помощью

Департамент социальной политики Администрации города Кургана муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение города Кургана «Средняя общеобразовательная школа 35» Рассмотрена на заседании методического

Теоретический минимум по русскому языку за 1 четверть 5 класс 1. Какие стили речи вам известны? 2. Что называется орфограммой? 3. Назовите 2 способа проверки правильности написания безударных гласных в

Требования по русскому языку разработаны для абитуриентов ВИЭСУ 2016 года, поступающих на бакалавриат на базе среднего общего образования. Требования составлены на основе федерального государственного

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по учебной дисциплине «РУССКИЙ ЯЗЫК И ЛИТЕРАТУРА» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Перед прохождением экзамена студентам техникума необходимо сдать контрольную

Российская Федерация Совет депутатов муниципальное образование Александровский сельсовет Александровского района Оренбургской области второй созыв РЕШЕНИЕ 08.09.2015 года 244 Об утверждении Положения «О

П/п Тема Тематическое планирование 9 класс Кол-во часов. Русский язык как развивающееся явление. 2. Р/р Официально-деловой стиль. 3. Р/р Русский язык язык художественной литературы. 4. Чтение и его виды.

СОДЕРЖАНИЕ. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 3. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 4 3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ.. 3 4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ

Приложение 3.1. к образовательной программе основного общего образования Рабочая программа по русскому языку 7 класс базовый уровень на 2016-2017 учебный год Разработана: МО учителей русского языка и литературы

Исаков В.Б., Персональный сайт, 2011 Краткий справочник по оформлению актов федеральных органов государственной власти Цели проекта: изложить в систематизированном виде правила оформления актов федеральных

Дагестанский государственный университет народного хозяйства Кафедра английского языка Токтарова Наима Камаловна Перечень теоретических вопросов пo дисциплине «Русский язык» Направление подготовки 38.03.01

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ» БАШКИРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Кафедра Менеджмента и индустрии гостеприимства АННОТАЦИЯ К РАБОЧЕЙ

2 ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «РУССКИЙ ЯЗЫК» На экзамене по русскому языку абитуриент должен показать: орфографическую и пунктуационную грамотность, знание соответствующих правил, а

8 КЛАСС (105ч, 3 часа в неделю 35 учебных недели) О языке (1ч) Русский язык в семье славянских языков. Речь (17 ч) Систематизация сведений о тексте, стилях и типах речи; расширение представления о языковых

Зовнішнє незалежне оцінювання 2013 року з російської мови 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Дефис между частями

Содержание 1 Область применения... 1 2 Нормативные ссылки.. 1 3 Термины, определения и сокращения... 2 3.1 Термины и определения. 2 3.2 Сокращения. 2 4 Общие положения... 3 5 Требования к построению и

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СОГЛАСОВАНО Заместитель директора Московской банковской школы (колледжа) Банка России М.В. Игнатьева

Аннотация к рабочей программе дисциплины ОДБ.01 РУССКИЙ ЯЗЫК Дисциплина входит в общеобразовательный цикл ППССЗ. Цели и задачи дисциплины Содержание программы «Русский язык» направлено на достижение следующих

1 1. Общие положения 1.1. Курсовой проект (курсовая работа) как форма текущей аттестации студентов является видом самостоятельной работы студентов, представляющей собой решение учебной задачи. 1.2. Основной

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа 1» РАССМОТРЕНО УТВЕРЖДЕНО на заседании ШМО Методическим советом учителей русского языка МБОУ СОШ 1 и литературы

Критерии оценки орфографической грамотности В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение

Способность самостоятельно проводить научные исследования, выполнять проектные работы, систематизировать и обобщать фактический материал; умение формулировать выводы и практические рекомендации по результатам

2 3 1. Цели и задачи дисциплины. Цель курса дать студентам системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документирования управленческой деятельности.

Планируемые результаты изучения учебного предмета В результате изучения русского языка в 6 классе ученик должен знать/понимать роль русского языка как национального языка русского народа, государственного

2. Смысловой анализ текста. От ученика требуется знание следующих тем: «Текст как речевое произведение», «Смысловая и композиционная целостность текста», «Анализ текста». 1. Внимательно и вдумчиво прочитайте

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение РС(Я) Якутский сельскохозяйственный техникум Методические указания и темы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Новая форма экзамена (ГИА) является инструментом, позволяющим решать важнейшие проблемы, связанные с особой ролью экзамена в 9 классе в системе школьного образования. Вопервых, это

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА курс русского языка «Практикум по русскому языку. Подготовка к ОГЭ» предназначен для обучающихся 8 класса. Место предмета «Русский язык» в учебном плане ФГОС ООО для основного общего

Цель: Во исполнение приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 29.05.2014 785 ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ОФИЦИАЛЬНОГО САЙТА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ИНФОРМАЦИОННО-ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Улан-Удэнский колледж железнодорожного транспорта Улан-Удэнского института железнодорожного транспорта - филиала Федерального государственного бюджетного

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ОРФОГРАФИЧЕСКОЙ ГРАМОТНОСТИ В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение

Приложение к основной общеобразовательной программе основного общего образования Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа пос. Новоколхозное» С О Г Л

Программа вступительных испытаний по русскому языку для поступающих в Волгоградский государственный медицинский университет Программа вступительных испытаний составлена в соответствии с примерными программами

È. Á. Ãîëóá ËÈÒÅÐÀÒÓÐÍÎÅ ÐÅÄÀÊÒÈÐÎÂÀÍÈÅ УЧЕБНИК И ПРАКТИКУМ ДЛЯ АКАДЕМИЧЕСКОГО БАКАЛАВРИАТА 2-е издание, исправленное и дополненное Ðåêîìåíäîâàíî Ó åáíî-ìåòîäè åñêèì îòäåëîì âûñøåãî îáðàçîâàíèÿ â êà åñòâå

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФГБОУ ВПО Уральский государственный лесотехнический университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента и внешнеэкономической деятельности предприятия Н.А.Комарова

Страница 2 из 8 1. Общие положения 1.1. Центр довузовской подготовки (далее по тексту Центр) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Воронежский

Рабочая программа по учебному предмету «Русский язык» на уровне среднего общего образования (10 11 класс) 1. Планируемые результаты изучения предмета «Русский язык» на уровне СОО. В результате изучения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский экономический университет имени

Приложение А СТО БТИ АлтГТУ 13.62.1.0370 2014 Методические указания к практическим занятиям Методические указания к практическим занятиям: «Индивидуальные задания», «Теоретические основы делопроизводства»,

Рабочая программа по русскому языку 7 класс Пояснительная записка Рабочая программа по русскому языку для 7 в класса составлена на основе -Закона об образовании -Федерального компонента Государственного

Практикум по русскому языку «Культура речи» Пояснительная записка Рабочая программа составлена на основе материалов по русскому языку с 5 по 9 классы. Данный практикум может быть использован на уроках

Зовнішнє незалежне оцінювання 2015 року з російської мови Правильні відповіді до завдань сертифікаційної роботи 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного

Подготовка и оформление муниципальных правовых актов правовой департамент администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области Муниципальные нормативные правовые акты оформляются